bKV einführen: So geht es bei 100, 500 und über 1.000 Mitarbeitern
Eine bKV führen Sie in fünf Schritten ein: Ziel und Budget klären, passenden Tarif auswählen, Paket festlegen und abstimmen, Belegschaft informieren, laufend betreuen. Je größer das Unternehmen, desto wichtiger werden Abstimmung zwischen Abteilungen und Standorten und eine Kommunikation, die auch Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz erreicht.
Dieser Artikel ist für Geschäftsführung und HR, die eine bKV einführen wollen. Zuerst kommen die fünf Schritte, die für jedes Unternehmen gelten, danach die Besonderheiten bei 100, 500 und über 1.000 Mitarbeitern.
BestPloyer übernimmt Einführung, Kommunikation an die Belegschaft und Betreuung während der gesamten Vertragslaufzeit, kostenlos.
Wie führt man eine bKV ein? Die 5 Schritte
1. Ziel und Budget festlegen
Wollen Sie vor allem Fachkräfte binden, Fehlzeiten senken, Ihr operatives Geschäft am Laufen halten oder im Recruiting punkten? Daraus ergibt sich, welche Leistungen wichtig sind und welches Budget pro Kopf sinnvoll ist. Wir empfehlen Pakete ab etwa 50 Euro pro Mitarbeiter und Monat.
2. Passenden Tarif auswählen
Vergleichen Sie Leistung pro Euro, Wartezeiten, Gesundheitsprüfung und Service. Partner wie BestPloyer kooperieren mit allen großen Versicherern und können Ihnen passende Tarife vorstellen. Die Kriterien finden Sie im Artikel bKV-Anbieter vergleichen.
3. Paket festlegen und intern abstimmen
Wählen Sie Budget und Bausteine und stimmen Sie sich mit Geschäftsführung, HR und Lohnbuchhaltung ab. Gibt es einen Betriebsrat, wird er in der Regel beteiligt. Bitte fragen Sie gezielt bei Ihrem Betriebsrat nach, wie das in Ihrem Unternehmen geregelt ist. BestPloyer ist bei einem Gespräch mit dem Betriebsrat gern dabei, um Fragen zu beantworten. Unternehmen ohne Betriebsrat können meist schneller starten.
4. Belegschaft informieren
Der wichtigste Schritt. Mitarbeitende müssen wissen, was sie haben und wie sie es nutzen, damit Sie Ihre Ziele mit der bKV erreichen und die Krankenquote senken. Eine Mail allein reicht selten. Bewährt haben sich eine Vorstellung in Betriebs- oder Teamversammlungen, kurze Erklärvideos, Online-Fragerunden und ein fester Ansprechpartner.
5. Laufend betreuen
Unterschreiben und die erste Einführung gehen schnell. Die eigentliche Arbeit kommt danach: Die Teams müssen immer wieder informiert werden, damit sie die bKV nutzen und dabei bleiben, und neue Mitarbeitende müssen beim Onboarding erfahren, was sie haben. Nur dann senkt die bKV dauerhaft Krankheitstage. Partner wie BestPloyer übernehmen diesen laufenden Teil.
bKV einführen bei rund 100 Mitarbeitern
Bei rund 100 Mitarbeitern entscheidet meist die Geschäftsführung direkt, die HR-Abteilung ist klein oder besteht aus einer Person. Entscheidung und erste Einführung gehen deshalb schnell, oft innerhalb weniger Wochen. Damit die bKV genutzt wird, braucht es danach regelmäßige Erinnerungen und ein Onboarding für neue Mitarbeitende. Diesen laufenden Teil übernimmt BestPloyer.
- Information: Eine Betriebsversammlung oder Teamrunden erreichen fast alle auf einmal.
- Aufwand: Da HR wenig Kapazität hat, lohnt sich ein Partner, der Einführung und Fragen übernimmt.
- Wirkung: In kleinen Teams fällt jeder Ausfall stark ins Gewicht. Schnelle Facharzttermine und Vorsorge wirken hier besonders.
bKV einführen bei rund 500 Mitarbeitern
Bei rund 500 Mitarbeitern gibt es mehrere Abteilungen, oft Schichtbetrieb und häufig einen Betriebsrat.
- Abstimmung: Binden Sie Betriebsrat und Lohnbuchhaltung früh ein, auch wegen der Sachbezugsgrenze.
- Information pro Bereich: Planen Sie Termine pro Schicht und Abteilung ein und benennen Sie interne Ansprechpersonen.
- Partner: Ein Partner, der die Kommunikation unterstützt und Fragen beantwortet, sorgt dafür, dass Mitarbeitende wissen, wie sie die bKV nutzen. BestPloyer übernimmt das zum Beispiel. So hat das HR-Team weniger Aufwand, und die bKV wird zu einem Erfolgsprojekt.
bKV einführen ab 1.000 Mitarbeitern und mehreren Standorten
In großen Unternehmen stehen Einheitlichkeit und Abstimmung im Vordergrund:
- Ein Paket oder gestaffelt: Entscheiden Sie, ob alle Standorte dasselbe Paket bekommen oder ob es unterschiedliche Lösungen für Gruppen gibt.
- Viele Beteiligte: HR, Einkauf, Lohnabrechnung und gegebenenfalls der Gesamtbetriebsrat sollten von Anfang an eingebunden sein.
- Kommunikationsplan: Für alle Standorte, Schichten und Mitarbeitende im Außendienst oder auf Montage.
- Klare Prozesse: Für Eintritte und Austritte, damit neue Mitarbeitende automatisch versichert sind. Auch hier hilft ein Partner, der die Einführung und die laufende Betreuung übernimmt.
So erreichen Sie Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz
In Produktion, Lager oder Montage lesen viele keine Intranet-Mails. Bewährt haben sich:
- kurze Infos in Schichtbesprechungen,
- Aushänge mit QR-Code zu einer Erklärseite,
- Online-Calls und FAQ-Runden für alle, die nicht vor Ort sind,
- ein persönlicher Ansprechpartner, der vor Ort oder telefonisch Fragen beantwortet.
Persönlich ist am wirkungsvollsten, Online-Runden erreichen aber auch Mitarbeitende an anderen Standorten oder auf Montage.
Sie haben 30, 100, 500 oder 1.000+ Mitarbeiter?
Und Sie möchten die bKV so einführen, dass sie in Ihrer Unternehmensgröße auch genutzt wird? Lassen Sie uns sprechen. Einführung und Betreuung übernehmen wir kostenlos.
Erstgespräch buchen →Häufige Fragen
Wie lange dauert die Einführung einer bKV?
Unterschreiben und die erste Einführung gehen schnell, bei rund 100 Mitarbeitern ohne Betriebsrat oft in wenigen Wochen. Damit die bKV dauerhaft genutzt wird, müssen Teams aber regelmäßig informiert und neue Mitarbeitende beim Onboarding eingebunden werden. Partner wie BestPloyer übernehmen diesen laufenden Teil.
Müssen bei der bKV alle Mitarbeiter mitmachen?
Bei Gruppenverträgen werden in der Regel alle Mitarbeitenden oder klar definierte Gruppen versichert, etwa alle Festangestellten. Mitarbeitende zahlen keinen Beitrag und nutzen die Leistungen freiwillig.
Braucht man für die bKV die Zustimmung des Betriebsrats?
Gibt es einen Betriebsrat, muss er in der Regel zustimmen. Bitte klären Sie gezielt mit Ihrem Betriebsrat, wie das in Ihrem Unternehmen geregelt ist. BestPloyer ist bei dem Gespräch gern dabei. Unternehmen ohne Betriebsrat können die bKV meist einfacher und schneller einführen.
Kann man eine bKV für mehrere Standorte einführen?
Ja. Üblich ist ein Gruppenvertrag für das ganze Unternehmen, auf Wunsch mit unterschiedlichen Paketen je Standort oder Mitarbeitergruppe. Wichtig ist ein Kommunikationsplan, der alle Standorte erreicht.
Wie informiert man Mitarbeiter über die bKV?
Am besten mehrfach und über verschiedene Wege: Vorstellung in Betriebs- oder Schichtversammlungen, Aushänge mit QR-Code, Online-Fragerunden und ein fester Ansprechpartner. Eine einzelne Mail reicht selten aus.